ご家族がお亡くなりになった時、会社への連絡をどうすればよいか迷う方も多いでしょう。 会社員であれば、葬儀の準備や葬儀に参列するために「忌引き休暇」を取得することができます。ただし、忌引き休暇の条件は会社によってもさまざまです。 そこで今回は、「会社への忌引き連絡のタイミング」や「連絡方法」、「提出書類」などについてわかりやすく解説します。 上司への伝え方の例文も掲載しますので、ぜひ参考にしてください。

会社への忌引き連絡のタイミングと連絡方法【例文あり】

会社への忌引き連絡は、忌引き休暇が必要になった時点でなるべく早めに行いましょう。

直属の上司に、電話や口頭でお伝えするのが基本です。ただし、会社のルールで指定された連絡方法がある場合は、それに従いましょう。

また、お亡くなりになった時間が深夜早朝などで、すぐに電話をするのがはばかれる場合には、一旦メールや社内連絡ツールなどで第一報を入れた上で、営業時間内に改めて電話で連絡するといった対応が推奨されています。

上司に忌引きの第一報を伝える場合

上司に忌引きを伝える際の内容は、次のとおりです。

①故人との続柄
②忌引き休暇を取得したいこと
③通夜・葬儀の日程（決まっていない場合は後日連絡する旨）
④休暇を取得する期間
⑤仕事の引き継ぎや緊急時の連絡先

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【電話で連絡する場合の例文】

お疲れ様です。
私事ですが、今朝方、父が亡くなりました。

急なことで大変恐縮ですが、本日より○月○日まで忌引き休暇をいただきたくご連絡しました。急ぎの業務や引き継ぎについては、ご相談させていただければと思います。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

また、葬儀等の詳細が決まりましたら、改めてメールにてご連絡いたします。

私の連絡先は090-●●●●-●●●●です。
休暇中、何かありましたら、こちらまでご連絡ください。

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【メール等で連絡する場合の例文】

件名：忌引き休暇取得のお願い（ご自身のお名前）

〇〇（上司のお名前）部長

お疲れ様です。□□（あなたのお名前）です。
深夜のご連絡失礼いたします。

私事で恐縮ですが、本日父が急逝いたしました。
つきましては、誠に勝手ながら本日（○月○日）〜○月○日まで忌引き休暇を頂戴したくご連絡いたしました。

なお、休暇中に緊急の連絡がありましたら、下記までご連絡ください。

緊急連絡先：090-●●●●-●●●●

また改めて営業時間内にお電話いたしますが、取り急ぎメールにて失礼いたします。

〇〇部　〇〇〇〇（自分の名前）

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家族葬で会社関係者の参列を辞退する場合

家族葬で、会社関係者の参列や香典などを辞退する場合は、その旨を上司に伝えておきましょう。その場合は、次のようにお伝えするとよいでしょう。

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【家族葬で会社関係者の参列を辞退する場合の例文】
お疲れ様です。
私事ですが、今朝方、父が亡くなりました。
急なことで大変恐縮ですが、本日より○月○日まで忌引き休暇をいただきたくご連絡しました。

葬儀は家族葬で執り行う予定ですので、会社の皆さまのご参列やご香典などのお気遣いは、恐縮ですが辞退させていただければと思います。

急ぎの業務や引き継ぎについては、ご相談させていただければと思います。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

私の連絡先は090-●●●●- ●●●●です。
休暇中、何かありましたら、こちらまでご連絡ください。

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社内のチャットツールで連絡してもいい？

最近は、社内の連絡をSlackやChatwork、Microsoft teamsなどのチャットツールで行なっている会社も多いと思います。

日常的にチャットツールを利用しているのであれば、忌引きの第一報をチャットで行うことも選択肢の一つです。ただし、社内チャットでの連絡が適切かどうかは、会社のルールや状況によって異なります。まずは社内のルールを確認しましょう。

社内チャットで連絡する場合も、基本的に伝える内容はメールと変わりません。ただし、チャットはメールよりも簡潔なやり取りが多いため、会社の慣習に合わせて簡潔にまとめてもよいでしょう。

また、チャットツールはあくまでも補助的な利用にとどめ、正式な忌引き申請は電話で行いましょう。

チームや同僚に忌引きを共有する場合の例文

上司に忌引き申請の連絡をした上で、必要に応じてチームや同僚に忌引きを共有する場合も、チャットツールやメールを利用することができます。

その場合の例文は次の通りです。

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【チームや同僚に忌引きを共有する場合の例文】

お疲れさまです。○○です。
身内の不幸により、○月○日までお休みをいただきます。
期間中、ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

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ただし、誰にどのように伝えるかは、上司や会社のルールに従いましょう。

忌引き休暇を取る前に確認したい会社のルール

忌引き休暇は法律で全国一律の日数が決められているものではなく、会社の規定によって日数や給与の扱いなどが異なります。そのため、会社への連絡をする前に、就業規則を確認しておきましょう。

確認したい内容は次の通りです。

・忌引き休暇の日数
・対象となる親族の範囲
・休暇の起算日
・土日・祝日の扱い
・有給・無給
・年次有給休暇との併用
・申請方法
・必要書類
・申請期限

会社によっては、忌引き休暇の申請時に会葬礼状などの書類の提出を求められる場合があります。必要な書類については、早めに上司や人事・総務担当者に確認しておくと安心です。

忌引き休暇の取得日数や取得方法について知りたい方は、こちらのコラムも参考にしてください。

忌引休暇は何日とれる？電話やメールでの伝え方や取得方法も解説します

忌引き休暇で会社に提出する書類

忌引き休暇を取得する際は、会社から必要書類の提出を求められる場合があります。必要書類は、休暇から戻った後に提出することが一般的です。

必要な書類や提出方法は会社によって異なるため、就業規則を確認するか、上司や人事・総務担当者に確認しましょう。

忌引き休暇申請書

忌引き休暇を申請するための書類です。会社で所定の申請書がある場合はそれを提出します。

忌引き休暇申請書には、

・所属・氏名
・休暇を取得する期間
・不幸があった日にち
・故人との続柄
・葬儀の日時や場所
・申請日

などを記入するケースが多いです。

忌引き休暇の取得を証明するための書類

会社によっては、忌引き休暇の取得を証明するため、葬儀を行ったことを証明する書類の提出を求められる場合があります。

具体的には、「会葬礼状」「死亡診断書のコピー」「火葬許可証のコピー」葬儀社が発行する「葬儀証明書」などがそれにあたります。

どの書類を提出するかは会社によって異なるため、就業規則を確認するか、上司や人事・総務担当者に確認しましょう。

忌引き休暇中の仕事はどうする？引き継ぎのポイント

忌引き休暇を取得するときは、可能な範囲で仕事の引き継ぎを行い、休暇中の業務に支障が出ないようにしておくと安心です。ただし、家族の不幸があった直後は無理をせず、上司に相談しながら対応しましょう。

①休暇期間を伝える

いつからいつまで休む予定なのかを上司や関係者に共有します。葬儀の日程などによって休暇期間が変わる可能性がある場合は、その旨も伝えておきましょう。

②進行中の仕事や締め切りを共有する

・進行中の業務
・締め切りが近い仕事
・休暇中に対応が必要になる可能性がある仕事

などを整理して上司に伝えます。

③代理で対応してもらう仕事を明確にする

自分が不在の間に対応が必要な業務については、誰に引き継ぐのかを上司と相談して決めておきましょう。

④必要な資料やデータの場所を共有する

引き継ぐ人が困らないよう、必要な資料やデータの保存場所、取引先などの連絡先を共有しておきましょう。

会社への忌引き連絡でよくある疑問

ここでは、会社への忌引き連絡の際によくある疑問とその答えをまとめました。

Q：葬儀の日程が決まっていなくても連絡していいですか？

A: 忌引き休暇の連絡は、葬儀日程が決まっていなくても、ご不幸が起きた時点で速やかに上司に電話で連絡をするのが基本的なマナーです。

もし深夜早朝など、電話がご迷惑になってしまう時間帯であれば、一旦メール等でご連絡した上で、営業時間内に改めてお電話で連絡しましょう。

最初の電話の段階では葬儀の詳細が決まっていないことも多いと思います。その場合は、「葬儀の詳細は改めてご連絡いたします」とし、決まり次第ご連絡する旨をお伝えしておきましょう。

上司が不在の場合は誰に連絡すればいいですか？

A: 電話をした際に直属の上司が不在だった場合は、上司の代理となる人や別の管理者につないでもらい、忌引き休暇を取得したい旨を伝えましょう。そのうえで、メールや社内チャットなどで上司にも連絡し、「後ほど改めてお電話します」と伝えておくと安心です。

誰に連絡すればよいかわからない場合は、人事や総務担当者に直属の上司が不在であることを伝え、誰に連絡すればよいか確認する方法もあります。

忌引き休暇の日数が足りない場合はどうすればいいですか？

A: 忌引き休暇の日数は、会社の規定によって異なり、故人との続柄に応じて定められていることが多いです。

忌引き休暇だけでは日数が足りない場合は、年次有給休暇を組み合わせる方法もあります。必要な休暇日数が不足する場合は、上司や人事・総務担当者に相談し、対応方法を確認しましょう。

会社から香典や供花を・供物を申し出られたら？

A: 会社から香典や供花・供物を贈りたいと申し出があった場合は、受け取るか辞退するかを家族で相談したうえで意向を伝えましょう。曖昧に答えると、会社側が対応に迷ってしまうため、受け取るか辞退するかを明確に伝えることが大切です。

【受け取る場合の対応例】
お気遣いいただき、ありがとうございます。
お言葉に甘え、ありがたく頂戴いたします。
葬儀日時の詳細につきましては、決まり次第、改めてご連絡いたします。

【辞退する場合の対応例】
お気遣いいただき、ありがとうございます。
今回は家族葬のため、故人の意向により、香典・供花・供物などは辞退させていただいております。
お気持ちだけ、ありがたく頂戴いたします。

なお、会社の慶弔規程などに基づいて贈られる香典の場合、香典返しを不要とするケースがあります。 香典返しが必要かどうか迷う場合は、会社の担当者に確認するとよいでしょう。

会社への忌引き連絡は、早めに必要事項を伝えることが大切（まとめ）

会社への忌引き連絡は、速やかに上司に連絡することが大切です。

連絡方法は、直接伝えられる電話がよいでしょう。深夜早朝などで電話が繋がらない場合は、メール等で第一報を入れた上で、営業時間内に改めて電話を入れましょう。

忌引き休暇の条件は、会社の就業規則で定められているため、事前に取得できる日数や申請方法、必要書類などを確認しておくと安心です。

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